タスク管理まとめ (2014年版)

ここ2年くらいで職種が変わったりしてタスク管理で使うツール変わったので、まとめておく。
基本的な考え方は以前の方法と変わらない。変わったのは使っているツールと、時間管理が厳密になったくらい。

ソフトウェア(Webアプリ)

使用する PC が Mac に変わったことと、アサインされるプロジェクトの数が大幅に増えた、
ミーティングの数やアドホックなタスクが増えた、などの理由から、自作のツールでは追いつけなくなって、
いろいろなツールを試してみた、最終的には

の 2 つを使うようになった。

Todoist の方はプロジェクト、タスクともに階層化できる、drag & drop で順番が入れ替えられるところ、
due date の延期 (当日、翌日) が 1 クリックで簡単にできることが決め手となった。
プロジェクトやタスクが多くなってくると、いつやるかをスケジューリングしていかないといけなくなる。
ただ予定表に入れてしまうと、動かしたりするのに手間がかかる。その辺を柔軟に処理できるところが良かった。

Toggl はプロジェクトごとにかかった時間をトラッキングするのに使った。後から追加できるのはもちろん、
その日のどの時間帯に空白があるのかをフッターに表示できる (timeline) 機能があって、トラッキング漏れが
すぐに分かる所が地味に便利だった。

最近になってこの 2 つが連携できることを知ったのだが、プロジェクトまでは連携できないのでほとんど使わなかった。

いくつか試して最終的には上のツールになったが、それまでに使ってみたのは Outlook の Task、Workflowy
Folding Text など。
Workflowy がタグ付けができるので、その日に処理するものやプロジェクトをタグで管理してみたが、
手間がかかってダメだった。1 つか 2 つのプロジェクトに集中できるなら良いかもしれない。
Folding Text も複数のプロジェクトをまたぐタスク管理には向いていなかった。
どちらもベースがアウトラインエディタだから仕方ないが。。

自分で作って使ってた Todolist
due date を入れられない(スケジューリングできない)し、タイムトラッキングもできないので、
今の仕事ではかなり使えないものとなってしまった。

あと、今は Tracking Time というツールを試している。
タスク管理とタイムトラッキングが両方無料でできるので、これ 1 つでまかなえたら良いが、
タスク管理を Todoist と、タイムトラッキングを Toggl と比べるとどうしても弱い部分が出てくる。
タスク管理部分で言えば、今日のタスクにしぼってみる画面が無い、タスクの順番を入れ替えられない、など。
タイムトラッキングで言うと、エントリーを追加するのに少し手間がかかる (クリック数が多くなる)、など。

管理方法

仮想デスクトップは使わなくなった。
Todoist はブラウザのタブに固定していて、Toggl はアプリを右下に常に表示している。
メールは outlook、振り分けや設定はほとんど同じだが、Mac 版はショートカットキーが違う。

作業ステップとしては、

  1. スケジュールをチェック
  2. メールを見て振り分ける
  3. タスクを整理
  4. Toggl をスタートしてタスクを処理

という感じ。終わったら 1 に戻る。

タイムシートをつけなければいけないので、1 日の終わり、
または 2, 3 日分まとめて Toggl を見ながら入れている。
(タイムシートは会社指定の別ツールがあり、それに入力しなければいけない。)

その他

個人的にはタスク管理は今のところこれがベストだと思う。
もちろん Omni Focus とかいろいろなツールがあるし、好みの問題もあるとは思うが。
Todoist にタイムトラッキングがついたら言うこと無いが、その部分を Toggl と比べると厳しい感じ。

プロジェクトチームでの管理となると、また別のツールが必要になってくるだろうし、
会社で管理するツールと別のツールを使わなくても済むような環境だといいと思う。
そんな時は Asana とか Pivotal Tracker とか
Torello とか Teamwork なんかが良さそうに見えるけど、
1 人だとちょっと大げさかなと思って使ってなかった。

タスク管理まとめ (2014年版)